First week

Hallo lieve mensen!

Inmiddels zit ik al weer een week in Londen en zit mijn eerste werkweek er dus ook al weer op. Voor degene die zich afvragen wat ik hier nou eigenlijk doe kan ik dit heel kort samenvatten. Mijn dagen zien er nu namelijk zo uit:

Ik rol uit bed, hijs me strak in mn pak, stap de lift in, ga 4 verdiepingen naar beneden, vervolgens zit ik van 9-6 op mn reet achter een computer en om 6 uur stap ik met vierkante ogen de lift weer in, ga 4 verdiepingen omhoog en ik ben thuis!

Om het iets minder saai te laten klinken zal ik ook even een uitgebreide versie schrijven..

Ik loop nu stage op de afdeling meeting&events waar ik sales co-ordinator ben. De sales department is verantwoordelijk voor het binnen halen van evenementen, dus het ‘verkopen’. We krijgen via e-mail en telefoon boekingen binnen van klanten die bijvoorbeeld hun bruiloft hier in het hotel willen houden of een diner, maar ook veel conferenties van bedrijven als Pepsi, Barclays en afgelopen week hadden we een groot evenement van Nutricia. Met groot bedoel ik een conferentie van 5 dagen met 400 gasten die ook allemaal hier blijven overnachten. We krijgen ook wel kleinere boekingen binnen zoals meetings voor 10 personen of mensen die een meeting room willen reserveren om te filmen. Dan willen ze graag de tower bridge op de achtergrond in hun film bijvoorbeeld. Er wordt altijd een hele lijst met vragen afgewerkt om uiteindelijk te bepalen welke meeting room het meest geschikt is voor dit evenement en hoeveel dit gaat kosten. We hebben hier in het hotel 26 meeting rooms, waarvan de meesten op de 12e verdieping zitten. Dit wordt ook wel het penthouse genoemd.
De grootste zaal zit op de 1e verdieping. Hier kunnen zo’n 550 mensen in en deze wordt dan ook gebruikt voor de conferenties. Natuurlijk zijn wij niet het enige hotel waar deze bedrijven zich op richten, want ze willen de beste locatie voor de laagste prijs. Vaak komen klanten dan ook langs voor een site visit. Tijdens een site visit kunnen ze de meeting rooms en bedrooms bekijken als ze ook blijven overnachten en zo krijgen ze een beter idee van wat wij ze kunnen bieden. Wanneer een klant geïnteresseerd is in ons hotel dan komt er dus een boeking binnen. Dit betekent niet altijd dat het evenement ook echt hier wordt gehouden, want soms kiezen ze toch voor een andere locatie. Hoe dan ook, iedere boeking moet in het systeem worden verwerkt, want op deze manier ‘block’ je bijvoorbeeld een bepaalde ruimte op een bepaalde datum. Zo kan iedereen zien dat deze ruimte niet beschikbaar is als 1e keus, want deze is dus in feite al aangeboden aan een klant. Mijn taak voor nu is om al deze boekingen in het systeem te verwerken, zodat ik het programma leer kennen en op dit moment kan ik natuurlijk zelf nog geen evenementen verkopen. De eerste dag heb ik met fake boekingen geoefend om te zien welke info je allemaal nodig hebt en hoe je alles invoert, maar op dinsdag begon ik al met echte boekingen, omdat ik het al zo’n beetje snapte. Soms ben ik wel een uur bezig met zo’n boeking, want je hebt enorm veel info wat je moet verwerken en vooral de evenementen die meerdere dagen duren en ook overnachtingen hebben zijn veel werk. Iedere dag gaat het wat sneller en nu kost het me nog maar een kwartier om zo’n boeking in te voeren.

Donderdag ben ik met 1 van de collega’s mee geweest bij haar site visits, zodat ik kon zien hoe dit in zijn werk gaat en zodat ik de meeting rooms & bedrooms ook kon zien. Toevallig had ze er 3 achter elkaar, dus ik was blij dat ik een uurtje kon rondlopen in plaats van op mn reet te zitten!

Ook hebben ze me donderdag geleerd hoe ik de telefoon moet opnemen, want die rinkelt hier echt 16x per minuut ofso als het niet vaker is, dus vaak hangt iedereen aan de telefoon. Het was de bedoeling dat 1 van de collega’s met zijn mobiel naar mijn telefoon zou bellen, zodat hij me kon vertellen welke knopjes ik moet indrukken voor doorverbinden, iemand in de wacht te zetten en noem maar op. Dus hij belt naar mijn telefoon en ik pak dat ding op, maar zonder mijn standaard zinnetje ‘goodmorning, meeting&events, marisca speaking, how can I help?’ want ik ging er vanuit dat hij het was, maar opeens keek hij op z’n telefoon en zegt OH wait that’s not me! Dus ik had ineens een echte klant aan de telefoon zonder dat ik wist wat ik moest doen haha. Maar nu weet ik ongeveer wat ik moet doen, want ik hoef alleen maar namen en telefoon nummers op te schrijven of doorverbinden, zodat iemand anders ze terug kan bellen, want ik kan ze niet helpen natuurlijk.

Verder heb ik per dag nog een aantal vaste taken die ik moet doen, maar die ga ik niet allemaal toelichten hoor.

Tot nu toe kan ik wel zeggen dat ik het werk erg leuk vindt, maar ik moet wel wennen aan het 9-6 kantoor werk. Dat is echt niet wat voor mij. Ik ben liever bezig (in de zin van rondlopen enzo) dan dat ik achter een bureau zit met overal papier en van die gele plak papiertjes met notes waar ik constant aan de telefoon hang die gelijk weer rinkelt als je ophangt met een nieuwe klant terwijl ik boekingen aan het invoeren ben. Als ik alles een beetje meer onder de knie heb mag ik hopelijk zelf een keer een klein evenement doen met site visits en al, zodat ik wat vaker het kantoor uit kan, want ik kijk echt uit naar die momenten.

Mijn collega’s zijn gelukkig ook allemaal heel aardig en helpen me goed. Kan ze alleen niet altijd verstaan. Vooral mensen uit India hebben echt een onmogelijk raar accent. Klein detail is ook dat ik me soms nogal moeilijk kan concentreren vanwege hun namen. ‘Claude’ spreken ze namelijk uit als ‘kloot’ en zo heb ik ook een collega die Daniel Lul heet. Hij komt ook uit India, dus geen idee of hij weet wat zijn naam voor mij betekent, maargoed. Je wilt niet weten wat voor namen hier voorbij komen :p

Dit weekend ben ik vrij, dus ik denk dat ik de stad maar eens in ga. Heb nog niet veel van Londen gezien namelijk, want ik leef echt in dit hotel, maar voor mij is dit al een dorp op zich, want het is best groot. 800 kamers (zelfs appartementen) een gym, restauranten en alles wat je maar kunt bedenken. Alles glimt hier keihard, dus ik raak geen trapleuning aan. Het is ook compleet volgeboekt, dus het heeft ongeveer net zoveel inwoners als Aalten haha.

Dit was het voor nu en misschien de volgende keer wat interessantere verhalen over Londen!